Öncelikle standart gerekliliklerine uygun bir alt yapınızın bulunması gerekir. Çünkü alt yapı olmadan ne kadar düzgün dokümantasyon yapsanız da denetim başarısız olur. Diyelim ki alt yapımız uygun doküman çalışmaları için ne yapmamız gerekir. Aşağıda belirtilmiştir.
Öncelikle ISO 22000:2018 standart maddelerine hâkim olmanız gerekir.
ISO 22000:2018 standart maddeleri nedir?
- 4. Kuruluşun Bağlamı - Kuruluşu ve bağlamını anlama, ilgili tarafların ihtiyaçlarının anlaşılması, GGYS kapsamının belirlenmesi
- 5. Liderlik - Liderlik ve bağlılık, politika, kurumsal görev, sorumluluk ve yetkiler
- 6. Planlama - Riskleri ve fırsatları ele alacak eylemler, hedefler, değişikliklerin planlanması
- 7. Destek - Kaynaklar, yetkinlik, farkındalık, iletişim, dokümante edilmiş bilgi
- 8. Çalıştırma - Operasyonel planlama, PRP'ler, izlenebilirlik, acil durum, tehlike kontrolü
- 9. Performans Değerlendirmesi - İzleme, ölçme, iç denetim, yönetimin gözden geçirilmesi
- 10. İyileştirme - Uygunsuzluk düzeltici eylem, sürekli iyileştirme, sistem güncellemesi
Dokümantasyon çalışması kolay bir çalışma değildir. Öncelikle doküman çalışması yapacak kişinin konu ile ilgili bilgi sahibi olması gerekir.
***Danışmanlık hizmeti almak istemeyen firmalar Temel Bilgilendirme eğitimi aldıktan sonra doküman çalışmalarına başlamaları daha iyi olacaktır.
Şimdi birkaç standart maddesini örnekler üzerinden inceleyelim;
4. Kuruluşun Bağlamı
4.1 Kuruluşu ve Bağlamını Anlama
Kuruluşu olumlu ya da olumsuz etkileyecek iç ve dış hususlar belirlenmelidir. Dokümante edilmelidir.
4.2 İlgili tarafların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin anlaşılması
Kuruluş, ilgili taraflar ve gereklilikleri hakkındaki bilgileri tanımlamalı, gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Dokümante edilmelidir. İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri belirlenmelidir ve bu belirlenen bilgilerde değişiklik olmasa bile asgari olarak yılda bir kez gözden geçirilmelidir. YGG girdi maddesi olarak ele alınmalıdır.
Gözden geçirilmesi gereken dokümanlar YGG ile birlikte yapılabilir. Çünkü genelde YGG Girdi maddesidir.
YGG Yönetim Gözden Geçirme toplantısıdır. (9.2 madde de detaylı işlenecektir.)
4.3 Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi
Kapsam belirlenirken dikkat edilmelidir. Çünkü belgelendirme kuruluşuna başvuru yaptığınız kapsam sertifikanız üzerinde yazar. Sertifikanız sadece kapsamda yazan ürünleri kapsar. Kapsam doküman içerisinde tanımlanmalıdır. Dokümante edilmelidir.
4.4 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi
Kuruluş bu dokümanın gerekliliklerine uygun şekilde, ihtiyaç duyulan prosesler ve bu proseslerin etkileşimlerini içeren bir GGYS oluşturmalı, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı, güncellemeli ve sürekli iyileştirmelidir. Örneğin süreçler için proses haritası hazırlanabilir. (Satın alma süreci, pazarlama süreci, bakım süreci, üretim süreci vb.) Bu hazırlanan süreçlerin birbiri ile etkileşimi de yapılmalıdır. Örneğin; Süreç Etkileşim Şeması Dokümante edilmelidir.
5. Liderlik
5.1 Liderlik ve Bağlılık
Üst yönetimin sözlü olarak taahhütlerini içermektedir. Bir doküman mecburiyeti yoktur. Üst yönetim hedeflerin oluşturulması (6.2 madde de detaylı anlatılmıştır.) ve sistem sürekliliği için kaynak temininde bulunacağını taahhüt etmeli gibi.
5.2 Politikası
Politika; a) kuruluşun amacına ve bağlamına uygun; b) GGYS hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve sunan; c) yasal ve düzenleyici gereklilikler ve gıda güvenliğine ilişkin müşteriyle üzerinde anlaşılan gereklilikler dâhil, geçerli gıda güvenliği gerekliliklerinin karşılanmasına yönelik bağlılık gösteren; d) iç ve dış iletişimi yürüten; e) GGYS'nin sürekli iyileştirilmesine yönelik bağlılık içeren; f) gıda güvenliğine ilişkin yetkinliğin sağlanmasına yönelik ihtiyacı ele alan bir gıda güvenliği politikası oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Dokümante edilmelidir. Politika ilgili tarafların erişimine açık olmalıdır. Örneğim web sitesinde yayınlanmalıdır.
!! Politika yukarıda özellikleri içermezse ve ilgili taraflara erişim sağlanmazsa ve personellere politika hakkında eğitim verilmezse, ortak alanlara politika asılmazsa uygunsuzluktur.
5.3 Kurumsal Görev, Sorumluluk ve Yetkiler
Kuruluş organizasyon şeması bulunmalıdır. Organizasyon şemasında bulunan her birim için görev tanımları oluşturulmadır. Görev tanımları ve organizasyon şeması birbiri ile tutarlı olmalıdır. Görev tanımları sorumluluk ve nitelikleri belirtmelidir. Örnek doküman sayfasından örnek görev tanımlarını inceleyebilirsiniz.
6. Planlama
6.1 Riskleri ve Fırsatları Ele Alacak Eylemler
Kuruluş süreçleri baz alarak olumlu ve olumsuz yönlerini ele almalıdır. Olumsuz yönler için aksiyon planlamalıdır. Bunun için analiz yapmalı ve risk bazlı yapmalıdır.
Örnek olarak; SÜREÇ: BAKIM
NOT: 4. Kuruluşun Bağlamı maddesinde belirlenen iç ve dış hususlardaki olumlu ve olumsuz maddeler risk fırsat analizinde değerlendirilmelidir.
6.2 Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin Hedefleri ve Bunlara Ulaşmak için Planlama
Kuruluş her yıl için her birim için hedef belirlemelidir. Hedefler ölçülebilir ve izlenebilir olmalıdır. Hedefler ara izlemeler yapıldıktan sonra yıl sonu değerlendirilir. Hedefler her zaman bir önceki yılın hedefine göre belirlenmelidir.
Örneğin; 2022 yılı müşteri şikâyeti hedefi: 3, 2022 Yıl sonu değerlendirme: 3 şikâyet, 2023 yılı müşteri şikâyet hedefimiz 2 olmalı.
6.3 Değişiklikleri planlama
Kuruluşun personel değişiklikleri dâhil, GGYS'de değişiklik yapma ihtiyacı belirlemesi durumunda, söz konusu değişiklikler planlı bir şekilde gerçekleştirilmeli ve bildirilmelidir. Kuruluş aşağıda belirtilenleri göz önünde bulundurmalıdır: a) değişikliklerin amacı ve bunların potansiyel sonuçları; b) GGYS'nin sürekli bütünlüğü; c) değişikliklerin etkili biçimde uygulanabilmesi için kaynakların mevcudiyeti; d) sorumlulukların ve yetkilerin tahsisi ve yeniden tahsisi.
Yukarıda ISO 22000:2018 Standart maddelerinde bazıları için nasıl yol izlememiz gerektiği ile alakalı örnekler verilmiştir.
Bilgi paylaştıkça güzeldir… Eğitim ve danışmanlık hizmetleri için iletişime geçiniz lütfen.
